Praktyczny przewodnik po trybach negocjacyjnych i aspektach ich zastosowania w realiach jednostki sektora finansów publicznych. Przeprowadza krok po kroku przez procedurę, podając przykłady „z życia wzięte” oraz stanowiska urzędowe i organów kontrolnych. Szczególna uwaga poświęcona została procedurze partnerstwa innowacyjnego, będącej zupełnie nową propozycją procedury negocjacyjnej.

Niniejsza publikacja ma na celu przybliżenie sposobu dokonywania zakupów w trybach negocjacyjnych oraz bezpiecznego przejścia przez procedury, tak by wyeliminować w jak największym stopniu zarzuty organów kontrolnych, których najczęściej, oprócz procedur odwoławczych, obawiają się zamawiający (co wynika często z obaw przed niewłaściwym zastosowaniem danego trybu).

Każdy tryb postępowania został omówiony według zbliżonego schematu i zawiera oprócz szczegółowego omówienia również:

• graficzne schematy przebiegu postępowania,
• wzory dokumentów,
• praktyczne wyjaśnienia przesłanek do stosowania danego trybu zamówienia,
• praktyczne przykłady stosowania danego trybu,
• opis „pułapek” w każdej z procedur oraz wskazanie sposobów ich uniknięcia,
• stanowiska urzędowe i organów kontroli.

Opisane w publikacji tryby negocjacyjne to:

• tryb negocjacji z ogłoszeniem,
• dialog konkurencyjny,
• negocjacje bez ogłoszenia,
• zamówienia z wolnej ręki
• oraz partnerstwa innowacyjnego.

Przy czym to zasadniczo tryb negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego oraz partnerstwa innowacyjnego dedykowany jest zakupom produktów innowacyjnych, służących szeroko pojętemu rozwojowi. I w szczególności te tryby negocjacyjne stają się niezbędne wszędzie tam, gdzie zamawiający napotyka na ograniczenia związane z brakiem aktualnej wiedzy na temat innowacyjnych rozwiązań w danej dziedzinie lub istniejące na rynku rozwiązania nie pozwalają na uzyskanie produktu lub usługi zgodnych z oczekiwaniami czy celem zamawiającego.

Książka odpowiada na pytania najbardziej nurtujące zamawiających, tj.:

• jak w efektywny sposób udzielać zamówień w trybach negocjacyjnych,
• w jakich okolicznościach można udzielić zamówienia w trybie negocjacyjnym,
• w jaki sposób nabyć produkty lub usługi niedostępne na rynku,
• Jak przygotować dokumenty niezbędne do udzielenia zamówienia w trybach negocjacyjnych,
• na czym polega partnerstwo innowacyjne?
• w jaki sposób udzielić zamówienia typu in-house,
• który tryb wybrać – negocjacje z ogłoszeniem czy dialog konkurencyjny,
• jak opisać przedmiot zamówienia i określić kryteria oceny ofert, gdy zamawiający ma do czynienia z produktem innowacyjnym,
• w jakich przypadkach można udzielić zamówienia z wolnej ręki bez obaw o negatywny wyniki kontroli,
• jak zapewnić poufność negocjacji w sytuacji, gdy zamawiający musi wykorzystać pozyskane informacje do SIWZ,

Autorki niniejszej publikacji, mając bardzo dużą praktykę w udzielaniu zamówień publicznych, zdają sobie sprawę, że tryby negocjacyjne są przez organizatorów postępowania stosowane niezwykle rzadko i raczej niechętnie.

Jednym z powodów takiego stanu rzeczy może być niepewność zamawiających co do ścieżki postępowania w tych trybach. Zamawiający, w znakomitej większości, najpewniej czują się z utartą już procedurą przetargu nieograniczonego.

Mając na uwadze powyższe, celem autorek niniejszej publikacji jest oswojenie czytelnika z trybami negocjacyjnymi poprzez szczegółowe i precyzyjne opisanie przebiegu procedury „krok-po-kroku” w każdym z trybów, tj. negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki oraz partnerstwa innowacyjnego. 

Zgodnie z zamysłem ustawodawcy unijnego instytucje zamawiające państw członkowskich powinny poszukiwać rozwiązania swoich problemów nie poprzez koncentrację środków do udzielania zamówień „tu i teraz”, lecz kierować się szeroko pojętą potrzebą nieustannego rozwoju, poszukiwać nowych rozwiązań za pomocą prac badawczych nastawionych na innowacje, ale także aktywnie uczestniczyć w zdefiniowaniu i projektowaniu rozwiązań realizujących potrzeby zamawiającego.

Tradycyjne drogi udzielania zamówień nie są w stanie odpowiedzieć, w jaki sposób zamawiający powinni dokonywać zakupu innowacyjnego produktu, usługi lub roboty budowlanej. Zamawiający w związku z tym powinni częściej sięgać po inne, niż przetarg nieograniczony, tryby udzielania zamówień, takie jak tryby negocjacyjne.

Schematy graficzne zawarte w książce to:

• Schemat graficzny przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie negocjacji z ogłoszeniem
• Schemat graficzny przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie negocjacji bez ogłoszenia
• Schemat graficzny przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie dialogu konkurencyjnego
• Schemat graficzny przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki
• Schemat graficzny przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie partnerstwa innowacyjnego

Wzory dokumentów, które Czytelnik znajdzie w książce to:

1. negocjacje z ogłoszeniem:
• informacja o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu,
• zaproszenie do składania ofert wstępnych,
• oferta wstępna,
• notatka z negocjacji;
2. dialog konkurencyjny:
• informacja o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu,
• zaproszenie do dialogu,
• notatka z dialogu;
3. negocjacje bez ogłoszenia:
• zaproszenie do negocjacji,
• notatka z negocjacji;
4. zamówienie z wolnej ręki:
• zawiadomienie Prezesa UZP o wszczęciu postępowania,
• zaproszenie do negocjacji;
5. partnerstwo innowacyjne:
• informacja o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu,
• zaproszenie do składania ofert wstępnych,
• oferta wstępna,