W przypadku zamówień podprogowych nie mają zastosowania przepisy ustawy – Prawo zamówień publicznych, podlegają one jednak obowiązkowi sprawozdawczości – należy wykazać je w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach. Odpowiedzialność za prawidłowe wydatkowanie środków publicznych ponosi kierownik zamawiającego, który musi uzasadnić swoje decyzje wobec organów kontrolnych, zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych.

W książce zostało umówionych wiele zagadnień dotyczących udzielania zamówień podprogowych, m.in.:

• obowiązek stosowania Pzp,
• obliczanie wartości zamówienia,
• odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Praktyczne zastosowanie wskazówek i porad przedstawionych w publikacji ułatwią:

• orzecznictwo KIO, sądów i organów orzekających administracji,
• wzory dokumentów wykorzystywanych przy udzielaniu zamówień podprogowych oraz
• liczne odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania.

Książka została napisana jako kompendium wiedzy praktycznej wspartej solidnymi wskazaniami podstaw prawnych dla poszczególnych interpretacji. Wykorzystano w niej aktualne, dostępne orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej, sądów oraz organów orzekających administracji, aby jak najlepiej połączyć teorię z praktyką. Znaczną część opracowania poświęcono na wzory funkcjonujących w obrocie zamówieniowym dokumentów, pomocnych przy udzielaniu zamówień podprogowych.

Nowelizacja 2014

Ustawa z 14.3.2014 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2014 r. poz. 423) dotycząca podniesienia progu stosowania Pzp weszła w życie z dniem 16.4.2014 r.

Zasadnicza zmiana wprowadzana przedmiotową ustawą dotyczy podwyższenia progu stosowania Pzp do 30 000 euro. Oznacza to, że zamawiający nie ma obowiązku stosowania procedur określonych w Pzp aż do kwoty 126 747 zł. Nowelizacja wprowadza także dotyczące określonego katalogu zamawiających wyłączenia obowiązku stosowania Pzp do zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne, których przedmiotem są dostawy lub usługi:

• służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej, mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju (art. 4 pkt 8a Pzp) oraz
• z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności (art. 4 pkt 8b Pzp).

Zamówienia o wartości podprogowej, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, odgrywają coraz istotniejszą rolę. Wielu zamawiających większość swoich budżetów wydatkuje nie stosując standardowych, ustawowych procedur.

Ustalony w całkowicie innych okolicznościach makroekonomicznych i w zupełnie innej kondycji finansów publicznych próg bagatelności obecnie jest ponownie analizowany i podważany. Pojawiają się różne koncepcje zmiany tego progu, poparte rzeczowymi argumentami lub nieuzasadnione, ale wynikające z doraźnej potrzeby.

Praktyka pokazała, że w sytuacjach, w których ustawodawca nie narzucił bezwzględnego obowiązku stosowania konkretnych procedur, zamawiający zachowują się w sposób bardzo zróżnicowany. Niektórzy z nich wprowadzili rozbudowane regulacje wewnętrzne (swoiste „prawo zamówień publicznych w pigułce”), czym znacznie utrudnili sobie sprawne udzielanie zamówień. Inni nie wprowadzili żadnych regulacji wewnętrznych i udzielają zamówień podprogowych bez żadnych procedur. Jeszcze inni – przeważająca większość – wprowadzili dostosowane do swoich potrzeb, swojej struktury organizacyjnej i swojej kultury korporacyjnej minimalne rozwiązania zapewniające podstawy przejrzystości i konkurencyjności wydatkowania środków.

Należy podkreślić, że nie istnieją jednoznaczne, powszechnie obowiązujące procedury, więc różni zamawiający odmiennie interpretują przepisy i stosują odmienne rozwiązania, nie mając gwarancji, że postępują właściwie. Docelowo ich wykładnia przepisów jest konfrontowana z podejściem służb kontrolnych, z czego mogą wyniknąć negatywne dla zamawiających następstwa.

Niezależnie od obecnie trwającej dyskusji nad kierunkami reformy zamówień podprogowych, nie ulega wątpliwości, iż zawsze będzie istniała potrzeba udzielania stosunkowo drobnych, odformalizowanych zamówień. W przypadku podwyższenia progu stosowania Pzp uwagi zawarte w tej książce tylko zyskają na aktualności.

Publikacja skierowana jest przede wszystkim do praktyków udzielania zamówień publicznych, a więc kierowników zamawiającego oraz osób odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji postępowań, pracujących w administracji samorządowej, rządowej oraz firmach prywatnych wydatkujących środki unijne, które często muszą uzasadniać swoje decyzje wobec różnych instytucji kontrolnych, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.  Również osoby odpowiedzialne za kontrolę prawidłowości udzielania zamówień znajdą tutaj znaczną ilość usystematyzowanych informacji pozwalających na akceptację różnych dróg postępowania zamawiających.